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경쟁입찰 제안서를 한 번이라도 만들어봤다면 이런 고민을 해본 적이 있을 겁니다.
며칠 동안 자료를 모으고, PPT를 수정하고, 디자인까지 꼼꼼하게 다듬어 제출했는데 결과는 기대와 달랐던 경험.
“도대체 다른 회사와 무엇이 달랐을까?”
제안서의 디자인이 부족했던 걸까요? 아이디어가 부족했던 걸까요? 아니면 발표에서 점수를 잃었던 걸까요?
정확히 알려주는 곳이 어디에도 없어 답답할 뿐입니다.
이 답답한 마음을 사이다처럼 뚫어줄 수 있는 강의를 알게 되었습니다.
지난 9월 19일 서울에서 진행된 ‘경쟁입찰 실전 마스터 클래스’에서는 경쟁입찰 제안의 전체 과정을 실무 중심으로 다뤘습니다.
어떤 내용인지 정리해 보았으니 도움이 되시길 바랍니다.
제안서 작성의 시작은 ‘제안요청서 분석’
경쟁입찰 공고가 나오면 가장 먼저 확인하는 것이 제안요청서입니다.
제안요청서에는 사업 목적과 범위, 수행업무, 일정, 예산, 평가항목과 배점 등 제안서를 준비하는 데 필요한 중요한 정보가 담겨 있습니다.
하지만 적혀 있는 내용을 확인하는 것만으로 충분할까요?
한 단계 더 들어가 이런 질문을 해볼 필요가 있습니다.
“발주처는 왜 이 요구사항을 넣었을까?”
“이번 사업에서 가장 중요하게 보는 것은 무엇일까?”
“우리 회사의 강점을 어느 평가항목에서 보여줄 수 있을까?”
같은 제안요청서를 받아도 무엇을 읽어내느냐에 따라 제안의 방향은 달라질 수 있습니다.
이번 강의에서는 제안요청서의 내용을 단순히 제안서에 옮기는 것이 아니라 발주처의 요구와 평가 포인트를 찾아 실제 제안 전략으로 연결하는 방법을 다뤘습니다.
‘내가 보기 좋은 제안서’와 ‘심사위원이 평가하기 좋은 제안서’
제안서를 작성하는 사람은 사업 내용을 이미 잘 알고 있습니다.
며칠 동안 같은 자료를 반복해서 보기 때문에 설명이 조금 부족해도 자연스럽게 이해할 수 있습니다.
하지만 심사위원은 다릅니다.
제한된 시간 안에 여러 업체의 제안서를 검토하고 비교하며 평가해야 합니다.
따라서 한 페이지를 봤을 때 핵심이 빠르게 보이고, 우리 회사의 차별점이 무엇인지 이해할 수 있어야 합니다. 무엇보다 평가항목과 연결되는 구체적인 근거가 보여야 합니다.
그래서 제안서를 작성할 때는
“무엇을 더 넣을까?”보다
“심사위원에게 무엇을 가장 먼저 보여줄까?”
를 고민하는 것이 중요합니다.
이번 강의에서도 참석자들의 관심이 높았던 부분 중 하나가 바로 이러한 ‘심사위원의 관점에서 제안서를 바라보는 방법’이었습니다.
좋은 아이디어도 ‘전달하는 방법’에 따라 달라집니다
분명 좋은 전략과 아이디어인데 제안서에 넣고 나면 평범해 보이는 경우가 있습니다.
이때는 아이디어 자체보다 전달 방식을 점검해볼 필요가 있습니다.
어떤 내용을 제목으로 뽑을 것인지, 무엇을 강조할 것인지, 긴 설명을 어떻게 구조화할 것인지에 따라 같은 내용도 다르게 전달될 수 있습니다.
제안서 전체의 흐름도 중요합니다.
사업에 대한 이해에서 시작해 문제를 짚고, 해결전략과 실행방안으로 자연스럽게 이어져야 합니다. 발표평가가 있다면 발표가 끝난 뒤 심사위원에게 무엇을 기억하게 할 것인지까지 생각해야 합니다.
결국 디자인은 제안서의 목적이 아니라 전략과 메시지를 더 빠르고 명확하게 전달하기 위한 수단이라고 볼 수 있습니다.
'경쟁입찰 실전 마스터 클래스'에서는 무엇을 배울까?
지난 9월 19일 진행된 ‘경쟁입찰 실전 마스터 클래스’에는 기업과 공공기관의 경쟁입찰을 준비하는 담당자부터 광고대행사 등에서 직접 제안서를 작성하고 발표를 준비하는 실무자들이 참석했습니다.
단순히 PPT를 잘 만드는 방법을 배우는 강의가 아니라,
제안요청서 분석 → 제안 전략 → 제안서 스토리 구성 → 핵심 메시지 표현 → 심사위원 관점 → 발표 준비
까지 경쟁입찰 제안의 전체 흐름을 실제 업무에 적용할 수 있도록 다룬 과정이었습니다.
강의를 마친 뒤에는
“다음 제안서부터 바로 적용할 수 있을 것 같다.”
“제안서를 많이 만들어봤지만 이런 관점으로 접근해야 한다는 것은 처음 알았다.”
“심사위원 입장에서 제안서를 보는 방법이 특히 도움이 됐다.”
는 반응이 있었습니다.
특히 이미 경쟁입찰 경험이 있는 실무자들도 공감했다는 점이 눈에 띕니다.
제안서를 여러 번 만들어봤더라도 어느 순간 자신에게 익숙한 방식만 반복하고 있을 수 있기 때문입니다.
경쟁입찰 제안서를 준비하고 있다면
경쟁입찰을 처음 맡아 어디서부터 시작해야 할지 막막하거나, 제안서를 여러 번 작성했지만 매번 비슷한 방식으로 만들고 있다면 자신의 제안 방식을 한 번쯤 점검해 볼 필요가 있습니다.
특히 많은 시간과 노력을 들여 제안서를 만들지만 결과가 아쉽거나, 좋은 아이디어를 제안서에 어떻게 구조화하고 표현해야 할지 고민하는 실무자라면 더욱 그렇습니다.
경쟁입찰의 목표는 단순히 제안서를 완성하고 제출하는 데 있지 않습니다.
발주처가 원하는 것을 찾아내고,
우리 회사의 강점을 전략으로 만들고,
그 전략을 심사위원에게 효과적으로 전달하는 것.
‘경쟁입찰 실전 마스터 클래스’는 단순히 제안서 한 장을 잘 만드는 방법보다 경쟁입찰 전체를 어떤 관점과 전략으로 준비해야 하는지를 다루는 강의입니다.
지금까지의 제안 방식을 다시 한번 점검해보는 좋은 출발점이 되는 시간이었습니다.
다음 ‘경쟁입찰 실전 마스터 클래스’ 일정은 하반기에 준비 중이며, 확정되는 대로 홈페이지를 통해 안내될 예정이라고 하니, 관심이 있으시거나 그동안 답답한 마음이 있었던 분들에게는 좋은 기회가 될 것이라 생각합니다.
그동안 아무곳에서도 알려주지 않아 답답했던 마음이 관련교육을 들으며 뻥 뚫렸습니다. 또한 관련된 이들이 모여 이야기를 나누며 공감대를 형성할 수 있는 유익한 시간이었습니다.